Fallbeispiel: Scannen und Archivieren

Von Zürich nach Chemnitz und zurück

Große Sorge haben wir immer, wenn wir Originaldokumente per Post versenden. Da darf ja nichts verloren gehen. Denn es handelt sich um unwiederbringliche Einzelstücke aus dem Familienschatz.

Diese Angst hatten wir erst recht bei dieser Anfrage aus der Schweiz: Wir sollten ein Angebot erstellen für den Scan von vier gut gefüllten Aktenordnern.

Ohne Sichten der zu scannenden Unterlagen ist es unmöglich ein Angebot zu erstellen. Zu unterschiedlich sind jedesmal die Anforderungen und Wünsche eines Kunden. Dem einen genügen die reinen Scans aber ein anderer möchte zusätzlich Briefe von der Handschrift in lesbares Word-Dokument „übersetzt“ (im Fachjargon: transkribiert) haben. Und unser Anspruch ist, dass ein Scan gut am Monitor lesbar sein und daher auch nachbearbeitet werden muss.

Für ein konkretes Angebot mussten wir uns auch hier selbst einen Überblick von den Briefen und Unterlagen machen, da wir trotz Video-Chats einerseits den genauen Umfang nicht abschätzen und andererseits den Zustand der einzelnen Blätter nicht bewerten konnten.

Durch einen glücklichen Zufall war es möglich, die Unterlagen sogar persönlich in der Schweiz abzuholen und sicher nach Chemnitz zu transportieren. Auch der Rücktransport konnte persönlich erfolgen, aber dazu hatten wir einen engen Zeitplan.

Gut 2.500 Seiten mussten gescannt, bearbeitet, digital gespeichert, wieder einsortiert und verpackt werden. Dazu musste auch für jeden Ordner eine neue Archivbox erstellt werden, um die Unterlagen zukünftig besser zu schützen und einfacher aufbewahren zu können.
Maximal Arbeitszeit: 8 Arbeitstag !

Die Uhr tickt

Trotz des engen Zeitrahmens haben wir die Dokumente eingescannt und dabei immer sorgfältig behandelt. Gut, dass unser Großformat-Scanner auf Knopfdruck funktioniert und die benötigten Scaneinstellung leicht abrufbar sind.

Gefühlt war die Vorbereitung der Einzelseiten aufwändiger als das Einscannen. So gut es ging haben wir Falten geglättet und Eselsohren zurückgebogen. Dazu mussten wir unzählige Heft- und Büroklammern, Nägel und Stecknadeln entfernen, um problemlos scannen zu können. Und das bei hauchdünnem Durchschlagpapier für Schreibmaschinen.

Unsere Zeitkalkalkualtion war punktgenau. Auch für das Umbenennen und Sortieren der gescannten Dateien blieb noch genügend Zeit. Letzendlich konnten wir ohne Stress das fertige Paket für den Abtransport in die Schweiz zusammenstellen:

• 4 Archivboxen mit allen gelieferten Unterlagen

• 2 USB-Sticks mit dem digitalen Archiv

• ein persönlicher Gruß  

Alles gescannt und sicher gespeichert – und nun?

Der direkte Kontakt und eine ausführliche Beratung liegt uns sehr am Herzen. Uns interessiert auch, was ein Kunde nach dem Scannen mit den Dokumenten vorhat und wie diese weiter in der Familie verbleiben sollen.

In diesem Fall sollten die Briefe wieder in die Ordner zurück und dann höchstwahrscheinlich entsorgt werden. Aber wir konnten die Kundin davon überzeugen, sich noch einmal genauer Gedanken zu machen. Und manchmal möchte man doch einen Brief auch in den Händen halten.

Auch über ein umfassende gedrucktes Buch wurde nachgedacht, aber eben wegen des Umfangs wieder verworfen. Unsere Idee war, nach und nach kleinere Bücher zu einem bestimmten Thema  erstellen. So hatte der Großvater für sich mehrere Reiseberichte in Tagebuchform verfasst.
Daraus könnte man doch ein gebundenes Buch als schönes Geschenk für alle Familienangehörige zusammenstellen.

Dieser Vorschlag schlummert nun in der Familie und wird hoffentlich demnächst umgesetzt.
Die Kundin hat sich auf jeden Fall über unsere Vorschläge gefreut und ist mit unserer Arbeit mehr als zufrieden. Vor Allem wegen der sehr umfangreichen Beratung und Betreuung.